Отвечайте сразу. Одна из привлекательных сторон электронного послания — его почти мгновенная передача. Отправители сообщений по праву ожидают от нас такого же быстрого ответа. Если нет возможности ответить по существу вопроса в тот же день, по крайней мере, подтвердите получение сообщения и укажите срок, в течение которого дадите конкретный ответ. Если вы не имеете постоянного доступа к электронной почте, предупредите своих адресатов о возможной задержке ответа.

Подготовка к написанию письма, сообщения

•         Обратились ли вы к клиенту по имени, была ли использована правильная формула приветствия?

•         Вы проверили текст сообщения на наличие ошибок перед тем, как отправлять его?

•         Вы выполнили проверку орфографии?

•         Был ли тон вашего письма достаточно дружеским, а содержание — полезным?

•         Удалось ли вам расположить корреспондента к дальнейшему контакту?

Подготовка к написанию письма, сообщения

•         Избегайте публичного "флейма" (сообщения, отсылаемые в состоянии гнева, аффекта и плохого настроения)

•         Сделайте паузу, отвлекитесь на время

Стиль общения

Составление письма

•         краткость — культура корреспонденции

•         семь раз вслух, потом на клавиатуре

•         абзацы телеграфным стилем

•         все подробности — во вложении

•         расставляем акценты сами

•         работа над ошибками

•         форсируем ответ

Размер сообщения, его содержание и формат

•         Сопоставляйте размер сообщения содержанию и целям переписки

•         Не пишите весь текст сообщения в верхнем регистре (заглавными буквами)

•         Разбивайте текст на логически раздельные параграфы, используйте несколько коротких предложений вместо длинных

•         Стройте фразы грамотно с точки зрения орфографии и грамматики

Составление ответов

•         Цитируйте оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы восстановить контекст

•         Возвращайте адресату в виде цитирования по возможности меньший объем оригинального письма

•         Используйте специальный символ выделения цитируемого текста «>»

Важно

•         В теме письма доходчиво формулируйте основную идею вашего послания

•         Говорите то, что считаете нужным, но стремитесь к краткости

•         Используйте удобный для чтения шрифт и размер (Verdana и Arial размером 10 пунктов). В деловой переписке следует избегать цветистых оборотов

•         Не посылайте вложенные файлы, не согласовав предварительно с адресатом

•         Правила хорошего тона никто не отменял

•         Не ожидайте немедленного ответа

•         Информативность письма

•         Позаботьтесь о том, чтобы облегчить обработку адресатом Вашего же сообщения